L’assistant(e) de direction assure le secrétariat du directeur, ainsi que la gestion administrative et matérielle de la direction.
Il/elle organise et coordonne, la transmission et la rédaction des informations de la direction et s’assure de la cohérence et de la présentation des informations et documents produits.

Missions principales :

- Organisation et gestion de l’information : réceptionner le courrier et assurer le suivi de la traçabilité des documents (reporting), participer à la constitution des éléments de réponse. Assurer la bonne rédaction des correspondances et de sa communication aux parties intéressées.

- Assistance : gestion matérielle et administrative de dossiers pouvant impliquer plusieurs parties prenantes (constitution de dossiers, classement, archivage, fournitures…).

- Gestion et planification : organiser l’agenda du directeur en tenant compte des priorités, prendre les messages et/ou orienter son interlocuteur vers le bon destinataire ; organiser et planifier les réunions.

- Gestion du dispositif d’astreintes : organisation du planning (mise à jour, diffusion…), accompagnement des cadres (mise à disposition des outils, déclaration des heures supplémentaires, suivi des formations…) ; mise à jour de la base documentaire (fiches marchés, listings organisationnels et techniques…).

- Secrétariat de l’Association Exigence Ascenseurs : organisation de la tenue des instances (conseil d’administration, assemblée générale, audit qualité, certification…), prise en ch

-  Bac + 2/3 dans le domaine de l’assistanat ou de la gestion ou niveau acquis par expérience.

- Minimum 3 ans d’expérience dans le domaine.