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Assistant d'agence H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Organisme

LES RESIDENCES YVELINES ESSONNE
  

Référence

2018-13549  

Description du poste

Filière-métier

Activités fonctionnelles et expertises

Domaine d'activités et famille de métier

Autres activités transverses - Autre métier administratif ou technique

Intitulé de poste (modifiable)

Assistant d'agence H/F

Nature du contrat

CDD

Temps de travail

Temps plein

Description de la mission

Au sein de l'agence de Mantes-La-Jolie, et sous la responsabilité du Directeur d'agence, vous assistez votre directeur dans l'organisation et l'optimisation de ses activités et vous assurez du bon fonctionnement administratif de l'agence. De plus, vous pouvez être amené à participer à l'élaboration et le suivi des projets mis en place.

Le Secrétariat de direction :
- Gère les agendas (prise de rdv, organisation des réunions internes et externes)
- Répond aux demandes d'information provenant d'interlocuteurs internes et externes
- Effectue la saisie des documents et traite le courrier
- Conçoit, et rédige les courriers institutionnels et les courriers sensibles liés à l'activité courante
- Archive les documents en respectant le plan de classement réglementaire

L'organisation des réunions :
- Prépare et organise la logistique des réunions internes et externes
- Constitue les dossiers en collectant toutes les pièces nécessaires
- Prépare les supports de présentation
- Rédige les comptes rendus et les diffuse
- Suit les actions à mettre en place et alerte sur l'état d'avancement

La diffusion de l'information en interne :
- Met en place les actions de communication internes à la Direction
- Assure le bon circuit de signature en interne

La diffusion de l'information en interne :
- Assure l'intendance de la Direction (centralisation des commandes, logistique, …)
- Organise les réunions de service, en assure le compte rendu et la diffusion
- Assure la bonne intégration des nouveaux collaborateurs au sein de la Direction (organisation logistique, et intégration)
- Suit les notes de frais et engagements
- Assure la polyvalence avec l'assistante des directeurs adjoints notamment dans la gestion administrative des RH

Le reporting de son activité :
- Met à jour les différents tableaux de bord

Profil

De formation secrétariat, type BTS assistante de gestion PME/PMI ou BTS assistante de direction, vous bénéficiez d'une expérience significative en assistanat polyvalent.
Vous maîtrisez les techniques rédactionnelles et avez de bonnes capacités d'analyse et de synthèse.
Votre relationnel, sens du travail en équipe, autonomie, sens de l'initiative, rigueur et organisation seront des atouts pour ce poste.
Vous maîtrisez l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).

Localisation du poste

Département / Région

France, Ile-de-France, Yvelines (78)

Lieu

10 Rue Costes et Bellonte 78200 MANTES LA JOLIE

Critères candidat

Niveau de diplôme

Niveau III - Bac+2 (BTS, DUT,…)

Expérience

De 3 à 5 ans